Published date: Aug 26 2021

Journal Title: ESPOCH Congresses: The Ecuadorian Journal of S.T.E.A.M.

Issue title: Volume 1, Issue 1

Pages: 231–253

DOI: 10.18502/espoch.v1i1.9558

G. Alarconingiovannyalarcon@hotmail.comEscuela Superior Politécnica de Chimborazo, Riobamba, Ecuador

P. AlarconEscuela Superior Politécnica de Chimborazo, Riobamba, Ecuador

M. AltamiranoEscuela Superior Politécnica de Chimborazo, Riobamba, Ecuador

E. CentenoEscuela Superior Politécnica de Chimborazo, Riobamba, Ecuador

The application of process management in our country has been extended throughout the last decade; improvement in management, high performance levels, reduction of operation times, optimization of resources and obtaining of quality certifications are among the main reasons why both public and private organizations seek to implement it. However, despite being an implicit activity within the change of management model to the process approach and even the improvement of the functional administrative model, the documentation of processes becomes an uncomfortable, complex and time-consuming task that often generates nervousness and distrust in workers. Diversity of criteria and the lack of an adequate methodology with effective tools makes it difficult to achieve the expected results. This article presents in detail the steps, their sequence and instruments used that allow an organization to raise the information of its processes and document them. As a result of different research projects developed over several years, the methodology of process mapping allowed for the documentation of all the activities of different administrative units of the Escuela Superior Politécnica de Chimborazo and not only to comply with the laws and regulations but also to improve their management. In the last application, it contributed to the development of the documentary structure of a quality management system that allowed an academic unit to achieve international quality certification.

Keywords: management, processes, process documentation, process manual.

Resumen

Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, Riobamba, Ecuador *E-mail: ingiovannyalarcon@hotmail.com La aplicación de la gestión de procesos en nuestro país se ha ido extendiendo a lo largo de la última década; mejoras en la gestión, altos niveles de rendimiento, reducción de tiempos de operaciones, optimización de recursos y obtenciones de certificaciones de calidad son entre otros los principales motivos por los cuales organizaciones tanto públicas como privadas buscan implementarla. Sin embargo y a pesar de ser una actividad implícita dentro del cambio de modelo de gestión hacia el enfoque de procesos e incluso del mejoramiento del modelo administrativo funcional, la documentación de los procesos se convierte en una labor incomoda, compleja y con un alto consumo de tiempo que suele generar nerviosismo y desconfianza en los trabajadores. Diversidad de criterios y la falta de una metodología adecuada con instrumentos eficaces complica cumplir los resultados esperados. El presente artículo presenta a detalle los pasos, su secuencia e instrumentos utilizados que le permiten a una organización levantar la información de sus procesos y documentarlos. Resultado de diferentes proyectos de investigación desarrollados a los largo de varios años, la metodología de levantamiento de procesos permitió documentar todas las actividades de distintas unidades administrativas de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo y no solo cumplir lo establecido el leyes y reglamentos sino también mejorar su gestión, en la última aplicación contribuyó a elaborar la estructura documental de un sistema de gestión de la calidad que logró que una unidad académica alcance una certificación internacional de calidad.

Palabras claves: gestión, procesos, documentación de procesos, manual de procesos.

[1] Ambrosone M. La administración del riesgo empresarial: Una responsabilidad de todos-el enfoque coso. Amazon news. 2007. Disponible en: https://s3.amazonaws.com/academia.edu.documents/38727089/COSO.pdf?response -content-disposition=inline%3B%20filename%3DCOSO_ERM.pdf&X-Amz- Algorithm=AWS4-HMAC-SHA256&X-Amz- Credential=AKIAIWOWYYGZ2Y53UL3A%2F20200130%2Fus-east- 1%2Fs3%2Faws4_request&X-Amz-Date=20200130T131852Z&X-Amz-Expires=3600&X-Amz-SignedHeaders=host&X-Amz- Signature=81081df3cb9c489a9044b3f30809d596b1cf61d8a7dad74e523c01db2214f 688

[2] Viloria N. Factores que inciden en el sistema de control interno de una organización. Actualidad Contable Faces. 2005;8:87-92.

[3] De Souza EM, Aguiar CA. Publicações póstumas de Henri Fayol: revisitando sua teoria administrativa. RAM. Revista de Administração Mackenzie. 2011;1: 204-227.

[4] Ramos, OP. Taylor y fayol: Vigencia de los principios clásicos. Revista Adelante – Ahead. 2010;1:67-76.

[5] Quiroga, LA. Gestión de información, gestión del conocimiento y gestión de la calidad en las organizaciones. ACIMED. 2002;5:7-8.

[6] Bustelo Ruesta C, Iglesias AR. Gestión del conocimiento y gestión de la información. Boletín del Instituto de Andaluz de Patrimonio Histórico. 2001;34:226-230.

[7] Dextre Flores JC, Del Pozo R. ¿Control de gestión o gestión de control?. Contabilidad y Negocios. 2012;14:69-80.

[8] Freire, FC. Los nuevos modelos de gestión de las empresas mediáticas. Estudios sobre el Mensaje Periodístico. 2010;16:13-30.

[9] Palma H. La gestión empresarial, un enfoque del siglo XX, desde las teorías administrativas científica, funcional, burocrática y de relaciónes humanas. Escenarios. 2011;1:38-51.

[10] Chica MA, Villada AV, Restrepo EA. Análisis de cargas laborales y actualización de los manuales de funciones y requerimientos Hospital San José de Marsella. Pereira; 2013.

[11] González, IR, González A, Viamontes PN, Sotolongo, PS. Metodología de Diseño Organizacional integrando enfoque a procesos y competencias. Ingeniería Industrial. 2012;2:188-199.

[12] Parra, GJA. Propuesta de gestión organizacional por procesos para la facultad de administración de empresas de la ESPOCH [Tesis de posgrado]. Guayaquil: FUNIBER; 2014.

[13] Álvarez BM. Importancia de la implementación del manual de procesos y procedimientos para el logro de los objetivos de las escuelas populares del deporte pertenecientes al instituto de deportes y recreación de Medellín. Medellín: Colombia; 2007.

[14] ISO. 2015. www.iso.org. ISO 9000:2015(es) Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario. Ginebra: Organización Internacional de Estandarización.

[15] ISO. 2005. ISO 9000:2005(es) Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario. Ginebra: Organización Internacional de Estandarización.

[16] Escalante P, Hulett N. Importancia de la auditoría de estados financieros para las Pyme's: Una revisión documental. Actualidad Contable Faces. 2010;20:19-28.

[17] Yánez J, Yánez R. Auditorías, mejora continua y normas ISO: Factores clave para la evolución de las organizaciones. Ingeniería Industrial. Actualidad y Nuevas Tendencias. 2012;9:83-92.

[18] Sarmiento NLI, Ramírez VM, Berdugo C. Aplicación de una Metodología de Mejora de Procesos basada en el Enfoque de Gestión por Procesos, en los Modelos de Excelencia y el QFD en una empresa del sector de confecciones de Barranquilla. Ingeniería y Desarrollo. 2004;16:45-58.

[19] ITU. BS.1387: Método para la medición objetiva de la calidad de audio percibida (Rec. UIT-R BS.1387 ed.). (I. C. world, Ed.) Ginebra: ITU: Committed to connecting the world; 1998.

[20] Zaratiegui J. La gestión por procesos: Su papel e importancia. Economía industrial. 1999;300:81-82.

[21] Becerra AA, Fernández ME, Robaina AD. Dirección por procesos en la Universidad. Ingeniería Industrial. 2013;1:87-95.

[22] Fernández Z. La estructura organizativa: Un análisis contingente. Investigaciones Económicas (segunda época). 1986;3:467-82.

[23] Rotundo ZG, Martínez MA, Hernández A. Modelo teórico conceptual de la estructura organizativa: Un análisis contingente. Ciencia y sociedad. 2009;4:618-640.

[24] Parra AGJ, Parra PI, Arias GSE. La elaboración del mapa de procesos para una universidad ecuatoriana. Revista Espacios; 2019;40.

[25] Ortega PE, Guilló TJ, Moliner PJ, Azorín MJ, Gamero LMD. Certificación en calidad, resultados empresariales y estructura organizativa en el sector hotelero español. Intangible Capital. 2013;1:199-224.

[26] Bravo DL, García TU, Hernández M, Ruiz VM. La entrevista, recurso flexible y dinámico. Investigación en educación médica 2.7. 2013;7:162- 167.

[27] Lugo AH. Gestión por procesos. 2003;1:3-6.

[28] Casal J, Mateu E. Tipos de muestreo. Epidem. Med. Prev. 2003;1:3-7.

[29] Otzen T, Manterola C. Técnicas de muestreo sobre una población a estudio. International Journal of Morphology. 2017;35(1),227-232.

[30] Parra GJA, Gualán LDA, Parra PIA, Chávez GMA. Aplicación del enfoque de procesos en el área financiera de la escuela superior politécnica de chimborazo. Revista Caribeña de Ciencias Sociales. 2017.

[31] Real Academia Española. 2020. Obtenido de https://dle.rae.es/caracterizar

[32] FAO. La situación de los recursos zoogenéticos mundiales para la alimentación y la agricultura. Roma: Barbara Rischkowsky y Dafydd Pilling; 2010.

[33] Santos LM, Dante PG, Ponjuán TD. Panorámica sobre la medición del conocimiento organizacional. Acimed. 2009;6.

[34] Estrada JGS, Pupo, JCG, Rodríguez YBM, Andalia RC. Clima y cultura organizacional: dos componentes esenciales en la productividad laboral. Acimed. 2009;4:67-75.

[35] Vergara M. Diseño del manual de procesos y procedimientos del área Recursos Humanos del ISS, por tipo de seccional de acuerdo a complejidad y tamaño (modelo seccional Cundinamarca y DC). Cundinamarca; 2007.

[36] Dante PG. Gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento: Evolución y sinergias. Comunicación preliminar. Ciencias de la Información; 2015.

[37] ISO. 2008. Sistemas de gestión de la calidad — Requisitos. 42. Ginebra: Organización Internacional de Estandarización.

[38] Fonseca J, Muñóz N, Cleves J. El sistema de gestión de calidad: Elemento para la competitividad y la sostenibilidad de la producción agropecuaria colombiana. Revista de Investigación Agraria y Ambiental. 2011:1;9-22.